随着上海理工大学世博志愿者入园上岗日期的临近，学校相关部门明确分工、通力合作，紧锣密鼓地开展各项筹备工作，确保志愿者顺利开展服务世博工作，全力当好世博“小白菜”的坚强后盾。
经上海理工大学团委统一协调预算，校财务处特地开辟志愿者服务绿色通道，从9月18日至10月2日，上海理工大学志愿者办理经费补贴等业务时，将有专人直接负责接待，志愿者通过绿色通道将享受到快捷、高效的服务。
志愿者入园上岗期间，学校后勤从早餐、夜宵的供应到具体菜谱的制定以及各个食堂服务时间的安排，都做了系统的安排和筹划，并做好了相应的考核管理，明确了职责和任务。在服务日期间，学校浴室将开放至凌晨一点半。学校3个食堂每天确保为志愿者提供餐饮服务，物美价廉的食物和每人8元的补贴能保证“小白菜”吃到营养美味的午餐，志愿者晚上回到学校，食堂还准备有夜宵，为减少排队时间，食堂夜宵采取自助方式的“托盘服务”，并一直开放到凌晨两点。这意味着部分工作人员要24小时“连轴转”，但工作人员没有丝毫怨言。此外，食堂还设置了夜宵“找零服务”，晚饭饭量不足5元的，志愿者可在特定地点领取等价的营养品，如八宝粥、金嗓子喉宝等。
为了确保世博志愿者出行集合时的安全，校保卫处根据道路拥挤、人流量大的情况，制定了人车分流、人车分块的集中统一指挥方案，专门制作了110块车辆停车点和志愿者集合点的指示牌。为防止车辆在校园道路上的拥挤情况，保卫处与体育部协商并安排了临时停车场。本周内，校保卫处还将增加保卫力量对校园安全进行检查，努力做到零事故，实现平安世博、和谐校园的承诺。
